Privacyverklaring


Bij het Trimbos-instituut vinden wij het belangrijk om correct met persoonsgegevens om te gaan. Dat houdt in dat wij zorgvuldig met jouw gegevens als sollicitant van het Trimbos-instituut omgaan volgens de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt.

Bij het versturen van het sollicitatieformulier ga je ermee akkoord dat jouw persoonsgegevens worden verwerkt door het Trimbos-instituut en worden opgenomen in onze database. Deze gegevens zullen door ons vertrouwelijk worden behandeld en uitsluitend worden gebruikt voor de sollicitatieprocedure.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die gebruikt kunnen worden om jou (direct of indirect) te kunnen identificeren. Dit zijn bijvoorbeeld je naam, geboortedatum en adres.

Welke persoonsgegevens verwerkt het Trimbos-instituut?

Je sollicitatie start met het invullen van het sollicitatieformulier. Hierbij worden door het Trimbos-instituut onder andere de volgende persoonsgegevens van jou verwerkt:

  • Naw-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele overige contactgegevens
  • Geslacht
  • Geboortedatum
  • Werkniveau, werkervaring en opleidingsniveau
  • Curriculum vitae met de daarin (overige) door jou vermelde gegevens
  • Motivatie

Doeleinden

Wij gebruiken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

  1. Om met je te communiceren over je sollicitatie, om te beoordelen of jij als  kandidaat geschikt bent voor de openstaande vacature. Wij verwerken hiervoor contactgegevens en overige gegevens die je in het curriculum vitae opneemt alsook andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van jou als kandidaat.
  2. Om je te benaderen voor een andere vacature indien je toestemming hebt verleend om je gegevens gedurende 1 jaar in portefeuille te houden.

Grondslagen

Wij verwerken jouw gegevens voor de uitvoering van de sollicitatieprocedure. Om gegevens te mogen verwerken hebben wij een grondslag nodig. Deze grondslag is gelegen in jouw uitdrukkelijke toestemming, of, wij verwerken jouw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang om de sollicitatieprocedure uit te kunnen voeren.
Soms is een andere kandidaat geschikter voor de functie. Met jouw toestemming bewaren wij jouw gegevens tot 1 jaar na beëindiging van de sollicitatieprocedure zodat wij contact met jou kunnen opnemen wanneer een mogelijke (andere) passende functie beschikbaar komt.
Wanneer jij toestemming hebt verleend voor het verwerken van gegevens kan je deze toestemming altijd weer intrekken en dan verwijderen wij jouw gegevens.

Hoe lang bewaart het Trimbos-instituut je persoonsgegevens?
Wanneer je geen overeenkomst aangeboden krijgt door het Trimbos-instituut verwijderen wij jouw persoonsgegevens binnen vier weken na afronding van de sollicitatieprocedure. Alleen wanneer je hier toestemming voor hebt gegeven én de sollicitatiecommissie besluit om je gegevens in portefeuille te houden, zullen we jouw gegevens tot 1 jaar na de beëindiging van de procedure bewaren.

Met wie delen we jouw gegevens?
Jouw gegevens worden opgeslagen in het systeem van AFAS Software. AFAS verwerkt daarmee jouw gegevens in onze opdracht. De gegevens worden opgeslagen op een server binnen de Europese Economische Ruimte. Met AFAS hebben wij afspraken gemaakt (een verwerkersovereenkomst) waarin minimaal een zelfde niveau van veiligheid en vertrouwelijkheid is geregeld als je van ons mag verwachten.
Het Trimbos-instituut deelt in beginsel jouw persoonsgegevens verder niet met derden, tenzij het derden betreft die in opdracht van ons werken omdat wij op grond van geldende wet- en regelgeving tot die verstrekking verplicht zijn.

Beveiliging en vertrouwelijkheid
Het Trimbos-instituut treft passende en organisatorische veiligheidsmaatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door onbevoegden. Verder krijgen enkel medewerkers toegang(srechten) tot jouw gegevens die dat nodig hebben voor de uitvoering van hun functie met betrekking tot de hierboven beschreven doeleinden.

Wat zijn je rechten?
Je hebt verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze rechten kun je uitoefenen door een e-mail te sturen naar helpdeskHRM@trimbos.nl. Wij zullen je verzoek zo spoedig mogelijk in behandeling nemen. Je verneemt uiterlijk binnen vier weken na ontvangst van je verzoek een reactie.

Recht op inzage en (meer) informatie
Je hebt het recht om van het Trimbos-instituut te vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken. Je kunt daartoe een verzoek indienen tot inzage. Indien gewenst kan je ook nog verzoeken om een kopie te verkrijgen van de gegevens die wij van je verwerken.
Je kan ook vragen om (meer) informatie over: (1) welke persoonsgegevens wij hebben (2) wat het doel is van het gebruik of (3) aan wie de gegevens worden verstrekt.

Intrekking toestemming
Indien wij jouw persoonsgegevens verwerken op grond van jouw toestemming, heb je te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken. Het gebruik van de persoonsgegevens tot het moment van intrekking blijft rechtmatig.

Andere rechten: rectificatie, vernietiging, wissen en bezwaar en dataportabiliteit
Daarnaast heb je nog andere rechten, zo heb je in bepaalde gevallen het recht om:

  • sommige gegevens te laten rectificeren: wil je bijvoorbeeld onze correspondentie op een ander adres ontvangen of je achternaam laten wijzigen? Dan kun je dit verzoeken;
  • in specifieke gevallen: om jouw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’), bijvoorbeeld als je jouw toestemming voor het gebruik intrekt;
  • bezwaar te maken tegen een verwerking die wij bijvoorbeeld op grond van ons gerechtvaardigd belang verrichten of - in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Sommige (delen van het) sollicitantendossier in een gestructureerde, gangbare en een machinaal leesbaar vorm te verkrijgen, als dat mogelijk is.

Hoe kan je een verzoek of klacht indienen?
Je kunt altijd vragen over je privacy aan ons stellen. Voor de volledigheid vind je onze contactgegevens hieronder. Ook kun je de uitoefening van je rechten, zoals hiervoor genoemd, via die weg aan ons kenbaar maken. Indien je vraag of verzoek niet correct wordt afgehandeld dan kun je contact opnemen met (of een klacht indienen bij) de HR Manager of de Raad van Bestuur. Indien gewenst kun je ook contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van het Trimbos-instituut. Ook willen wij je wijzen op jouw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies
Bij een bezoek aan deze website maakt jouw browser een cookie aan. Dit is een klein bestandje dat op de harde schijf van jouw computer wordt opgeslagen. De website kan je door een cookie bij je eerstvolgende bezoek bijvoorbeeld herkennen. Een cookie van deze website bevat geen tot personen herleidbare gegevens. Van deze cookies wordt geen commercieel gebruik gemaakt.

Wil je geen cookies accepteren, dan heb je altijd de mogelijkheid om dit zelf aan te geven in jouw browser (door in de browser 'cookies off' in te stellen). Als je cookies uitzet is het mogelijk dat bepaalde functionaliteiten van deze website niet werken of dat je van bepaalde diensten geen gebruik kan maken.

Contactgegevens en de Functionaris Gegevensbescherming
Trimbos-instituut 
Adres: Da Costakade 45, 3521 VS Utrecht
E-mail: info@trimbos.nl
Telefoon: 030-2971100

Functionaris Gegevensbescherming
E-mail: fg@trimbos.nl

Deze privacyverklaring kan wijzigen. De laatste versie vindt u altijd hier.
Utrecht, december 2021